สารบ ญ เร อง หน า 1. ความร เบ องต นเก ยวก บการใช งานโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010... 1 1.1 ม อะไรใหม ใน Microsoft Excel 2010... 1 1.2 เร มใช งานโปรแกรม Microsoft Excel 2010... 5 1.3 ส วนประกอบของหน าจอโปรแกรม... 5 1.4 การเพ มป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar... 6 1.5 การยกเล กป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar... 6 1.6 การป อนข อม ล แก ไขข อม ล ลบข อม ล... 7 1.7 การบ นท กเอกสาร... 8 2. การใช งานแผ นงานและตาราง... 9 2.1 การทางานก บแผ นงาน (Sheet)... 9 2.2 การเล อกช วงข อม ล... 9 2.3 การใช งานตาราง... 10 2.4 การจ ดร ปแบบข อม ลในแผ นงาน... 10 3. การจ ดร ปแบบตามเง อนไข... 11 3.1 การจ ดร ปแบบแบบม เง อนไข... 11 3.2 การเปล ยนเง อนไขหร อร ปแบบท ก าหนด... 13 3.3 การลบร ปแบบข อม ลท ก าหนดเง อนไข... 13 3.4 การค นหาเซลล ท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไข... 14 4. การทางานก บกราฟ... 14 4.1 การสร างกราฟ... 14 4.2 การเปล ยนชน ดของกราฟ... 15 4.3 การลบกราฟ... 16 5. การใช งานส ตรและฟ งก ช น... 16
5.1 การใส ส ตรค านวณปกต... 16 5.2 ลาด บความส าค ญของเคร องหมายทางการค านวณ... 16 5.3 การค านวณหาผลรวม... 17 5.4 การสร างส ตรด วยฟ งก ช นท ใช งานบ อย... 17 5.5 การสร างส ตรอย างง ายพร อมค าคงท... 18 5.6 ข อผ ดพลาดท วไปเม อสร างส ตร... 18 6. การเร ยงล าด บข อม ล... 18 6.1 ลาด บการจ ดเร ยงเร มต น... 18 6.2 การเร ยงล าด บข อม ลในช วงหร อตาราง... 18 7. การตรวจสอบความถ กต องของข อม ล... 19 7.1 การสร างรายการแบบรายการจากช วงของเซลล... 19 7.2 การป องก น การป อนข อม ลท ไม ถ กต องในแผ นงาน... 19 8. การกรองข อม ล... 21 8.1 การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง... 21 8.2 การยกเล กข อม ลท ทาการกรอง (Filter) ไว... 22 8.3 การกรองค าท ไม ช าก นหร อการเอาค าท ซ าก นออก... 22 8.4 การกรองโดยใช เง อนไขข นส ง... 23 9. การใช งาน Slicer, PivotTable, PivotChart... 24 9.1 การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง... 24 9.2 การปร บแต งแผนภ ม แบบ Spark lines... 27 9.3 การปร บแนวโน มของแผนภ ม... 28
P a g e 1 1. ความร เบ องต นเก ยวก บการใช งานโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010 โปรแกรม MS Excel 2010 เป นโปรแกรมประเภท Spread sheet ท ม ประส ทธ ภาพ ช วยให สามารถสร าง และจ ดร ปแบบกระดาษทาการ หร อตารางค านวณ รวมถ งการว เคราะห และใช ข อม ล ร วมก น ด วยร ปแบบของ User Interface แบบใหม ท เน นผลล พธ ทาให สามารถใช งานโปรแกรมได สะดวก และง ายมากข น ท งย งได ผลล พธ ได ตรงตามต องการมากข นอ กด วย 1.1 ม อะไรใหม ใน Microsoft Excel 2010 1. สร างแผนภ ม ข อม ลไว ในเซลล เด ยว ด วยเส นแบบประกายไฟ ซ งเป นค ณล กษณะใหม ใน Excel 2010 ทาให สามารถสร าง แผนภ ม เล กๆ ไว ในเซลล เพ ยงเซลล เด ยวได เพ อให สามารถค นพบร ปแบบในข อม ลของเราได อย าง รวดเร ว ซ งเป นว ธ ท ง าย และรวดเร วในการเน นแนวโน มข อม ลส าค ญ เช น การเพ มข นหร อลดลง ตามช วงเวลา 2. ม งเข าหาจ ดข อม ลท ถ กต องอย างรวดเร ว ใน Excel 2010 ม การปร บปร งต วกรองแบบใหม ท น าสนใจ ด วยค ณล กษณะต วแบ ง ส วนข อม ลช วยให แสดงข อม ลได หลากหลาย ด วยม มมอง PivotTable และ PivotChart สามารถแบ ง ส วน และกรองข อม ลแบบไดนาม กเพ อแสดงข อม ลได ตรงตามท ต องการ ด วยต วกรองการค นหาใหม น จะใช เวลาน อยลงในการกล นกรองช ดข อม ลขนาดใหญ ในตาราง และในม มมอง PivotChart และ PivotTable และม เวลาเพ มข นสาหร บการว เคราะห ข อม ล
P a g e 2 3. เข าถ งกระดาษค านวณของค ณได จากท กท เราสามารถเข าถ ง Workbook หร อกระดาษทาการผ านระบบออนไลน ได โดยสามารถด และแก ไข ได จากท กแห งโดยใช คอมพ วเตอร เคร องใดก ได หร อใช โทรศ พท ท ใช Windows ด วย Excel 2010 โดยจะได ร บประโยชน จากการใช งานกระดาษค านวณท ด ท ส ดระหว างหลากหลาย อ ปกรณ และต างสถานท เช น Microsoft Excel Web App แก ไขสม ดงานในเว บเบราว เซอร ได เม อเราไม อย ท สาน กงาน บ าน หร อโรงเร ยน โดยไม พลาดการทางาน Microsoft Excel Mobile 2010 สามารถดาเน นการได ท นท เม อจ าเป นด วย Excel ร น สาหร บโทรศ พท เคล อนท ซ งทางานผ านสมาร ทโฟนได 4. เช อมต อ แบ งป น และทางานร วมก น การสร างเอกสารร วมก นโดยใช Microsoft Excel Web App ทาให สามารถแก ไขกระดาษทา การหร อตารางค านวณเด ยวก นก บผ อ นไปพร อมๆ ก นได จากคนละต าแหน งท ต ง สามารถเห นได ว า ใครกาล งทางานบน Workbook พร อมก นก บเรา ท งย งมองเห นการเปล ยนแปลงท ผ อ นกระทาได ในท นท และด วยจานวนผ แก ไขในสม ดงานท แสดงอย บนแถบสถานะ ทาให เราทราบว าม ใครอ กบ าง ท กาล งแก ไขสม ดงานพร อมก นก บเรา
P a g e 3 5. เพ มความซ บซ อนให ก บงานนาเสนอข อม ล การจ ดร ปแบบตามเง อนไขใน Excel 2010 ให เราสามารถควบค มล กษณะ และไอคอนได มากข น ม แถบข อม ลท ปร บปร งใหม และความสามารถในการเน นรายการท ต องการด วยการคล ก เพ ยงไม ก คร ง สามารถแสดงแถบข อม ลสาหร บค าลบเพ อแสดงภาพข อม ลได อย างถ กต องแม นยา ย งข นด วย 6. ใช ประโยชน จาก PivotChart ท เป นแบบโต ตอบและไดนาม กมากข น
P a g e 4 ด วยความสามารถในการแสดงม มมองข อม ลท หลากหลาย ทาให รวบรวมรายละเอ ยดได อย างรวดเร ว โดยตรงใน PivotChart โดยไม ข นก บม มมอง PivotTable เพ อว เคราะห และจ บภาพท โดดเด นท ส ดของต วเลขท ต องการ 7. ทางานต างๆ ได รวดเร ว และง ายข น ใน Excel 2010 ม ม มมอง Microsoft Office Backstage เข ามาแทนท เมน แฟ มแบบเด ม เพ อให สามารถบ นท ก ใช งานร วมก น พ มพ และแบ งป นกระดาษทาการได ด วยการคล กเพ ยงไม ก คร ง และด วย Ribbon ท พ ฒนาข น สามารถเข าถ งคาส งได เร วย งข น โดยการกาหนดแท บเองหร อสร าง แท บของเราเอง เพ อปร บแต งการใช งานให เหมาะก บล กษณะการทางานของแต ละคนได 8. ใช ประโยชน จากความสามารถท ส งข นในการสร างกระดาษค านวณท ม ขนาดใหญ และซ บซ อนมากย งข น
P a g e 5 ด วยค ณประโยชน สาหร บผ ใช งานข นส ง และน กว เคราะห ด วย Excel 2010 ร น 64 บ ต จะ สามารถว เคราะห ข อม ลจานวนมหาศาลได ง ายข นอย างไม เคยเป นมาก อน ว เคราะห ช ดข อม ลท ซ บซ อนและม ขนาดใหญ กว าข ดจาก ด 2 ก กะไบต ของ Excel ร นก อนหน า 9. ประกาศและใช งานร วมก นผ าน Excel Services การรวม SharePoint Server 2010 และ Excel Services ทาให ผ ใช ด านธ รก จสามารถใช งานการว เคราะห และผลล พธ ร วมก นท วท งองค กรได โดยการประกาศกระดาษค านวณลงในเว บ สร างแดชบอร ดข าวกรองธ รก จและใช งานข อม ลทางธ รก จท ส าค ญร วมก นก บผ ร วมงาน ล กค า และค ค าทางธ รก จได กว างขวางข นภายใต สภาพแวดล อมท ม การพ ฒนาด านความปลอดภ ย 1.2 เร มใช งานโปรแกรม Microsoft Excel 2010 การเร มใช งานโปรแกรม Microsoft Office Excel 1. คล กป ม Start บนแถบ Task bar 2. เล อก All Programs Microsoft Office 3. เล อก Microsoft Office Excel 2010 จะเป ดให ใช งานได ท นท 1.3 ส วนประกอบของหน าจอโปรแกรม ก อนท จะเร มทางานก บโปรแกรม Microsoft Office Excel จะต องร จ กก บส วนประกอบของ หน าจอโปรแกรมก อน เพ อจะได เข าใจถ งส วนต างๆ ได ง ายข น ด งน Back State Quick Access Title bar แถบ Ribbon Ttoolbar Name box Formula bar Active cell Worksheet Sheet Tab - Files Back State เป นป มคาส งเก ยวก บการทางานของแฟ มงาน เช น New, Open, Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ
P a g e 6 - Quick Access Toolbar เป นแถบเคร องม อให เร ยกใช งานได อย างรวดเร ว ผ ใช สามารถ เพ มป มคาส งท ใช งานบ อยๆ ไว ในแถบเคร องม อน ได - Title bar แถบแสดงช อโปรแกรมและช อไฟล ป จจ บ นท เป ดใช งานอย - แถบ Ribbon เป นแถบท รวบรวมคาส งต างๆ ของเมน หร อท ลบาร เพ อให ผ ใช เล อกใช งาน ง ายข น - Name box แสดงต าแหน งเซลล ป จจ บ น - Formula bar แถบแสดงส ตรค านวณหร อข อม ลท พ มพ เข าไป - Active cell เซลล ป จจ บ นท กาล งทางานอย - Worksheet พ นท ใช งานของโปรแกรม 1.4 การเพ มป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar ป มท ลบาร ท ต องการใช งานบ อยๆ โดยเราสามารถเพ มเข ามาใน Quick Access Toolbar ได ม ข นตอนด งน 1. คล กป มล กศรลงของ Quick Access Toolbar จะ ปรากฏคาส งให เล อกใช และเล อกท More Commands... 2. เล อกคาส งท ต องการใช บ อย เช น New, Open, Print Preview, Quick Print, ฯลฯ 1.5 การยกเล กป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar ป มท ลบาร ท เพ มเข ามาแล วไม ต องการใช งาน ค ณสามารถยกเล กออกได ม ข นตอนด งน
P a g e 7 1. คล กขวาในแถบ Quick Access Toolbar จะปรากฏคาส งให เล อกใช 2. หากต องการยกเล กป มท ลบาร ให เล อกคาส ง Remove from Quick Access Toolbar 1.6 การป อนข อม ล แก ไขข อม ล ลบข อม ล การป อนข อม ล ม 3 ว ธ 1. พ มพ ข อม ลท ต องการ เสร จแล วกดป ม Enter 2. พ มพ ข อม ลท ต องการ เสร จแล วกดป ม Arrow key (ล กศรส ท ศ) ท ค ย บอร ด 3. พ มพ ข อม ลท ต องการ เสร จแล วคล กป ม Enter บน Formula bar การยกเล กข อม ลท กาล งพ มพ ม 2 ว ธ ว ธ ท 1 กดป ม Esc ท ค ย บอร ด ว ธ ท 2 คล กป ม Cancel บน Formula bar การแก ไขข อม ล ม 3 ว ธ 1. เล อกต าแหน งเซลล ท ต องการแก ไขข อม ล ว ธ ท 1 กดป ม F2 ท ค ย บอร ด ว ธ ท 2 คล กต าแหน งท จะแก ไขบน Formula bar ว ธ ท 3 ด บเบ ลคล กท ต าแหน งเซลล น น 2. ทาการแก ไขข อม ล เสร จแล วกด Enter การลบข อม ล ม 3 ว ธ เล อกต าแหน งเซลล ท ต องการลบข อม ล ว ธ ท 1 กดป ม Delete ท ค ย บอร ด ว ธ ท 2 คล กขวาเล อกคาส ง Clear Contents ว ธ ท 3 ท แท บ Home คล กล กศรลงของป ม Clear จะปรากฏคาส งให เล อกใช
P a g e 8 ลบท งข อม ลและร ปแบบ ลบเฉพาะร ปแบบ เหล อข อม ลเด ม ลบเฉพาะข อม ล เหล อร ปแบบ ลบ Comment 1.7 การบ นท กเอกสาร เม อสร างแฟ มงานเสร จแล ว ต องทาการบ นท กข อม ลลงใน disk ม ข นตอนด งน 1. คล กป ม (Save) บนแถบ Quick Access Toolbar หร อคล ก File เล อกคาส ง Save หร อ Save As ก ได 2. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ ของ Save As ให ก าหนดรายละเอ ยด ท ต องการเก บข อม ล 4. ท ช อง File name พ มพ ช อไฟล คล กป ม Save จะได ไฟล นามสก ล.xlsx 3. ท ช อง Save in เล อก ต าแหน งไดร ฟ และโฟลเดอร
P a g e 9 2. การใช งานแผ นงานและตาราง 2.1 การทางานก บแผ นงาน (Sheet) ปกต แฟ มงานของ Excel จะแสดง Worksheet 3 sheet ให ใช งาน ถ าต องการเพ ม sheet, ลบ sheet, copy sheet, ฯลฯ ม ข นตอนด งน - คล กขวาช อ sheet ท ต องการ จะปรากฏคาส งให เล อกใช 2.2 การเล อกช วงข อม ล แทรก/เพ ม sheet ใหม ลบ sheet ท เล อก เปล ยนช อ sheet ย ายหร อค ดลอก sheet แสดง code ท เข ยนในโปรแกรม Visual Basic ป องก นการแก ไขข อม ลใน sheet เปล ยนส ช อ sheet ซ อน/แสดง sheet เล อก sheet ท งหมด ไม ว าจะทาอะไรก ตามก บข อม ลใน Worksheet อย างแรกท ต องทาค อ การเล อกช วงข อม ล ซ งม หลายว ธ ด งน ว ธ การเล อก เล อกข อม ลแบบเป นช วง เล อกข อม ลแบบเป นช วงห างก น ส ญล กษณ ของเมาส วางเมาส เป นร ป drag คล มข อม ลท ต องการ Drag คล มข อม ลช วงแรก กดป ม Ctrl+drag คล มช วง อ นๆ เล อกข อม ลท งคอล มน ท งแถว คล กส วนห วคอล มน หร อห วแถวท ต องการ เล อกข อม ลหมดท ง sheet คล กจ ดต ดระหว างห วคอล มน ก บห วแถว
P a g e 1 0 2.3 การใช งานตาราง ในกรณ ท ค ณทางานก บตาราง แล วต องการแทรกข อม ล หร อลบตาราง ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ เช น คอล มน C ถ ง E 2. คล กขวาห วคอล มน / แถว จะปรากฏคาส งให เล อก Insert แทรกคอล มน / แถว Delete ลบคอล มน / แถว Column Width ปร บความกว างของคอล มน Hide ซ อนคอล มน / แถว Unhide ยกเล กการซ อนคอล มน / แถว หร อ ใช ป มเคร องม อในการทางานก ได ท แท บ Home เล อกจาก ห วข อ Cells 2.4 การจ ดร ปแบบข อม ลในแผ นงาน เม อพ มพ ข อม ลเสร จแล วก ทาการตกแต งข องม ลให สวยงาม ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ 2. แถบ Ribbon ช อ Home คล กป มเคร องม อบนท ลบาร ใช ตกแต งต วอ กษร การจ ดวางข อความ จ ดร ปแบบต วเลข หร อจ ดร ปแบบข อม ลโดยการใช เมน ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ 2. คล กขวาเล อกคาส ง Format Cells Number Alignment Font Border Fill จ ดร ปแบบต วเลข การจ ดวางข อความ ชน ดของต วอ กษร ก าหนดเส นขอบ ก าหนดส พ นและลาย
P a g e 11 Protection ป องก นการแก ไขข อม ล 3. ก าหนดรายละเอ ยดเสร จแล วคล กป ม OK 3. การจ ดร ปแบบตามเง อนไข การเพ ม เปล ยน หร อลบการจ ดร ปแบบตามเง อนไข การค นหาเซลล ท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไข 3.1 การจ ดร ปแบบแบบม เง อนไข บางคร งหากต องการก าหนดเง อนไขในการจ ดร ปแบบข อม ล เช น ต วเลขของเง นเด อนพน กงาน ให เป นส เข ยวเฉพาะคนท เง นเด อนไม เก น 40,000 ให ใช เร องของ Conditional Formatting ม ข นตอน ด งน
P a g e 12 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการจ ดร ปแบบ จากต วอย างเง อนไขด านบน ใช ช วงข อม ลของ Salary ไม รวมห วข อ (เล อกช วงข อม ลต าแหน ง G2-G115) 2. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Styles คล กป ม 3. จะปรากฏคาส งให เล อกใช Highlight เซลล ท ตรงตามเง อนไขท ก าหนด แสดงข อม ลต วเลข 10 อ นด บส งส ดหร อต าส ด แสดงข อม ลเป นกล มเด ยวก นแบบกราฟแท ง แสดงข อม ลเป นกล มเด ยวก นด วยส ต างๆ แสดงข อม ลเป นกล มเด ยวก นด วยส ญล กษณ ไอคอน สร างเง อนไขเอง ลบเง อนไขท ไม ต องการใช งาน จ ดการก บเง อนไขท ก าหนด ในท น เล อกคาส ง New Rule จะ ปรากฎไดอะล อกบ อกซ New Formatting Rule เล อก Format only cells that contain กาหนด เง อนไขเอง จากต วอย างเล อกเป น Cell Value less than or equal to 40000 คล กป ม Format เล อกร ปแบบต วอ กษรท ต องการ คล กป ม OK
P a g e 1 3 3.2 การเปล ยนเง อนไขหร อร ปแบบท ก าหนด หล งจากก าหนดเง อนไขในการจ ดร ปแบบข อม ลแล ว หากต องการเปล ยนเง อนไขจากเด ม เป นต วเลขของเง นเด อนพน กงานให จ ดร ปแบบโดยเปล ยนส พ นเป นส เหล อง เฉพาะคนท เง นเด อน ต งแต 30,000-50,000 สามารถแก ไขได โดยม ข นตอน ด งน 1. เล อกช วงข อม ลเด มท ทาการจ ดร ปแบบไว 2. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Styles คล กป ม 3. เล อกคาส ง Manage Rules คล กป ม Edit Rule OK 4. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Edit Formatting Rule ให แก ไขรายละเอ ยด เสร จแล วคล กป ม 3.3 การลบร ปแบบข อม ลท ก าหนดเง อนไข ช วงข อม ลท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไขท ต งไว เม อไม ได ใช งานแล ว ค ณสามารถทาการ ยกเล กเง อนไขน นได โดยม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลเด มท ทาการจ ดร ปแบบไว 2. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Styles คล กป ม
P a g e 14 3. เล อกคาส ง Clear Rules ในท น เล อกคาส ง Clear Rules from Selected Cells 3.4 การค นหาเซลล ท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไข 1. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Editing คล กป ม 2. เล อกคาส ง Conditional Formatting 3. จะแสดงช วงข อม ลท ม การก าหนดเง อนไขให ท นท 4. การทางานก บกราฟ หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การสร างกราฟ ชน ดของกราฟ การเปล ยนชน ดของกราฟ การลบกราฟ 4.1 การสร างกราฟ ข อม ลในโปรแกรม Excel ส วนใหญ จะเป นข อม ลเก ยวก บต วเลข หากเรานาต วเลขเหล าน น มาแสดงเป นกราฟจะทาให ข อม ลด ง ายข น ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการนามาสร างกราฟ ในท น เล อกช วงเซลล A2-B5, D2-D5 2. คล กแท บ Insert เล อกประเภทของกราฟจากห วข อ Chart จากต วอย างเล อกแบบ Column 3. จะปรากฏร ปแบบย อยให คล กเล อกได ท นท
P a g e 15 4. จากน น จะแสดงร ปกราฟท สร างไว พร อมก บแถบ Ribbon ช อ Chart Tools ห วข อ Design ให ก าหนดรายละเอ ยดเพ มเต ม 4.2 การเปล ยนชน ดของกราฟ หล งจากสร างกราฟเสร จแล ว หากต องการเปล ยนแบบกราฟใหม สามารถทาได โดยม ข นตอนด งน 1. เล อกกราฟท ต องการเปล ยนร ปแบบ 2. แถบ Chart Tools Design ห วข อ Type คล กป ม 3. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Change Chart Type ให คล กเล อกแบบท ต องการ
P a g e 16 4.3 การลบกราฟ กราฟท ไม ใช แล ว ต องการลบออก ม ข นตอนด งน 1. คล กกราฟท ต องการลบ กดป ม Delete ท ค ย บอร ด 5. การใช งานส ตรและฟ งก ช น 5.1 การใส ส ตรค านวณปกต 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ต าแหน งเซลล อย ท D4 2. พ มพ เคร องหมาย = แล วตามด วยต าแหน งเซลล เช น =D2*D3 เสร จแล วกดป ม Enter 3. ท เซลล D4 จะแสดงผลล พธ และท Formula bar จะแสดงส ตรค านวณท ก าหนดไว Formula bar 5.2 ลาด บความส าค ญของเคร องหมายทางการค านวณ การค านวณในเคร องคอมพ วเตอร ก บการค านวณจากเคร องค ดเลข ผลล พธ ท ได จะต างก น เน องจากการค านวณในเคร องคอมพ วเตอร โปรแกรมจะด ความส าค ญของเคร องหมายทางการ ค านวณด วย จ งเป นส งส าค ญอย างย งท user จะต องทราบในเร องน เพ อไม ให ผลล พธ ท ต องการ ผ ดเพ ยนไปจากปกต เคร องหมายท ใช ( ) ^ *, / +, - ความหมาย วงเล บ ยกกาล ง ค ณ, หาร บวก, ลบ ความส าค ญของเคร องหมายทางการค านวณ จะไล จากบนลงล าง บนส ดจะส าค ญส งส ด และ ล างส ดจะส าค ญต าส ด ในส ตรค านวณส ตรหน ง ถ าเคร องหมายใดส าค ญกว าก จะทาการค านวณ เคร องหมายน นก อนแล วไล ตามลาด บไปเร อยๆ
P a g e 1 7 5.3 การค านวณหาผลรวม หากต องการหาผลรวมของต วเลขหลายๆ ต าแหน ง เราสามารถใช ฟ งก ช นของการหา ผลรวมเข ามาช วย ม ข นตอนด งน 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ต าแหน งเซลล อย ท H4 2. ท แท บ Home คล กป ม Sum บนท ลบาร 3. จะปรากฏส ตรค านวณ =SUM(B4:G4) ให ด ช วงข อม ลต วเลขท จะค านวณว าถ กต องหร อไม ส งเกตจากเส นประว งรอบๆ ข อม ล ถ าถ กต องแล วกดป ม Enter ถ าไม ถ กต อง drag คล มช วงข อม ล ใหม แล ว กดป ม Enter 5.4 การสร างส ตรด วยฟ งก ช นท ใช งานบ อย โปรแกรม Excel จะทาการแบ งช ดของส ตรค านวณตามประเภทการใช งาน หากต องการ ใช ส ตรค านวณประเภทใด คล กเล อกป มน นได เลย หร อคล กป ม Insert Function ก ได ส ตรค านวณท นามายกต วอย างจะเป นส ตรท ใช งานบ อยๆ ม ข นตอนด งน 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ต าแหน งเซลล อย ท C13 2. ท แท บ Formula จะแสดงประเภทของส ตรค านวณให เล อกใช ในท น คล กป มล กศรลง ของ AutoSum 3. จะปรากฏส ตรค านวณท ใช งานบ อยๆ ให เล อก Average ส ตรการหาค าเฉล ย Count Numbers ส ตรการน บจานวนข อม ล Max ส ตรการหาค าส งส ด Min ส ตรการหาค าต าส ด More Functions ส ตรอ นๆ 4. ในท น เล อกค าส งส ด คล กท ฟ งก ช น Max drag คล มช วงข อม ลต วเลขท ต องการ เสร จแล วกดป ม Enter
P a g e 1 8 5.5 การสร างส ตรอย างง ายพร อมค าคงท ในส ตรค านวณบางคร งต องการอ างอ งค าต าแหน งเซลล เด ยว เวลา copy ส ตร ไม ต องการให เปล ยนแปลง เร ยกว า การอ างอ งแบบ Absolute ในต วอย างน ต องการค านวณหาผลต างระหว าง ค าใช จ าย (B3) ก บค าเฉล ย (C16) ม ข นตอนด งน 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ต าแหน งเซลล อย ท C3 2. ใส ส ตรค านวณ =B3-$C$16 เสร จแล วกดป ม Enter 3. ทาการ copy ส ตรค านวณลงมา จะเห นว าต าแหน ง C16 จะเป นค าคงท ตลอด ไม ม การ เปล ยนแปลง 5.6 ข อผ ดพลาดท วไปเม อสร างส ตร #VALUE! #NAME? หมายถ ง ในส ตรค านวณปกต ม การอ างอ งต าแหน งเซลล ท เป นต วอ กษร หมายถ ง ช อฟ งก ช นท ใช พ มพ ผ ด 6. การเร ยงลาด บข อม ล 6.1 ลาด บการจ ดเร ยงเร มต น หากเรานาข อม ลปร มาณมาก หร อข อม ลท อย ในร ปแบบของฐานข อม ลมาสร างในโปรแกรม Excel ส วนใหญ หล งจากสร างงานเร ยบร อยแล ว ส งท จะทาต อไป ค อ การจ ดเร ยงข อม ล โดยม ข นตอนด งน 1. คล กต าแหน งเซลล ในห วข อท ต องการจ ดเร ยง 2. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter คล กป มบนท ลบาร เพ อเล อกเกณฑ การจ ดเร ยง Sort Smallest to Largest จ ดเร ยงจากน อยไปมาก (A Z) Sort Largest to Smallest จ ดเร ยงจากมากไปน อย (Z A) 6.2 การเร ยงลาด บข อม ลในช วงหร อตาราง 1. ต าแหน งเซลล อย ในงาน Database 2. คล กป ม เพ อเป ดไดอะล อกบ อกซ Sort ก าหนดรายละเอ ยดเพ มเต ม 3. ท ช องSort by เล อกห วข อหล กในการจ ดเร ยง ท ช อง Order เล อกเกณฑ การจ ดเร ยง 4. คล กป ม เพ อเพ มห วข อรอง, ห วข อท 3, 4, 5 ในการจ ดเร ยง เสร จแล ว
P a g e 1 9 คล กป ม OK 7. การตรวจสอบความถ กต องของข อม ล หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การสร างรายการแบบรายการจากช วงของเซลล ** การป องก นการป อนข อม ลท ไม ถ กต องในแผ นงาน 7.1 การสร างรายการแบบรายการจากช วงของเซลล 1. คล กป ม Start บนแถบ Task bar 2. เล อก All Programs Microsoft Office เล อก Microsoft Office Word 2007 จะเป ดให ใช งานได ท นท 7.2 การป องก น การป อนข อม ลท ไม ถ กต องในแผ นงาน เพ อให การกรอกข อม ลม ความถ กต องมากย งข น เราควรจะก าหนด กฏ หร อข อบ งค บในการ ป อนข อม ล โดยม ข นตอน ด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการพ มพ 2. ท แท บ Data ห วข อ Data Tools คล กป ม 3. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Data Validation ท ห วข อ Settings
P a g e 2 0 4. ให กาหนดเง อนไข ในท น กาหนดว า ข อม ลต วเลขท ป อนจะต องอย ในช วงต งแต 8000-40000 เท าน น เล อกว าข อม ลท ป อนเป นชน ดไหน เล อกเคร องหมายในการเปร ยบเท ยบ ก าหนดช วงต วเลขเร มต น ก าหนดช วงต วเลขส ดท าย 5. คล กห วข อ Input Message ระบ ข อความท ต องการแสดงเม อต าแหน งเซลล อย ในช วง น น เป นการบอกให user ร ว าให ทาอะไร 6. คล กห วข อ Error Alert เพ อก าหนดว า ถ า user ป อนข อม ลไม ตรงตามกฎข อบ งค บ ให แสดง Message และไอคอนเต อนด วย เสร จแล วคล กป ม OK
P a g e 2 1 8. การกรองข อม ล หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง การยกเล กข อม ลท ทาการกรองไว การกรองค าท ไม ซ าก นหร อการเอาค าท ซ าก นออก การกรองโดยใช เง อนไขข นส ง 8.1 การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง การทาทางานก บข อม ลปร มาณมาก หร อฐานข อม ล นอกจากการจ ดเร ยงแล ว ก จะเป นเร อง การค นหาข อม ลหร อการกรองข อม ลน นเอง โยดม ข นตอนด งน 1. ต าแหน งเซลล อย ในงาน Database 2. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter คล กป ม จะปรากฏล กศรลงท กห วข อ 3. คล กป มล กศรลงของห วข อท จะค นหา เล อกข อม ลท ต องการ ในท น คล กห วข อ Department เล อก Engineering เสร จแล วคล กป ม OK
P a g e 22 ส งเกตแถบ Status bar ด านล าง จะแสดงจานวน record ท ค นหาได 8.2 การยกเล กข อม ลท ท าการกรอง (Filter) ไว 1. ต าแหน งเซลล อย ในงาน Database 2. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter คล กป ม บนท ลบาร 8.3 การกรองค าท ไม ซ าก นหร อการเอาค าท ซ าก นออก ในการทางานก บข อม ลปร มาณมาก หร อใน Database เม อทาการป อนข อม ลจานวนมากๆ อาจม บาง record ท พ มพ ซ าก น โดยเราสามารถเอาค าท ซ าก นออกได ม ข นตอนด งน 1. ต าแหน งเซลล อย ในงาน database 2. ท แท บ Data คล กป ม Remove Duplicates จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Remove Duplicates 3. คล กเล อกห วข อฟ ลด ท ให ตรวจสอบข อม ลซ า ในท น เล อกฟ ลด Emp ID เสร จแล วคล ก ป ม OK 4. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ แสดงจ านวน record ท ซ าก น คล กป ม OK
P a g e 2 3 8.4 การกรองโดยใช เง อนไขข นส ง การกรองข อม ลท กล าวมาแล วเป นการกรองข อม ลแบบง ายๆ แต ม การกรองข อม ลอ กแบบ หน งเป นการกรองข อม ลท ซ บซ อนข น โดยสามารถเล อกแสดงผลในต าแหน งอ นได ม ข นตอนด งน 1. ทาการค ดลอกข อม ลและห วข อท ใช เป นเง อนไขในการค นหา จากต วอย างน ห วข อค อ Department และข อม ลค อ Admin. copy ไปวางไว ท ต าแหน งเซลล K1-K2 2. ต าแหน งเซลล อย ในงาน database 3. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter เล อกป ม จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Advanced Filter ให ก าหนดรายละเอ ยด แสดงผลล พธ ท ได ในงาน database น นเลย ค ดลอกผลล พธ ท ได ไปวางไว ในช วงข อม ลท เล อก ช วงข อม ลของงาน database ท งหมดท ใช ในการกรอง เล อกต าแหน งเซลล ท ใช เป นเง อนไข ค อ K1-K2 เล อกช วงข อม ลท ต องการนาผลล พธ ไปแสดง แสดงเฉพาะข อม ลท ไม ซ าก น 4. หล งจากเล อกรายละเอ ยดต างๆ เสร จแล ว คล กป ม OK 5. จะปรากฏผลล พธ ด งร ป และแสดงสร ปท แถบ Status bar ด านล าง ว าม คนท อย ในแผนก Admin. 14 คน ในจานวนพน กงานท งหมด 114 คน
P a g e 2 4 9. การใช งาน Slicer, PivotTable, PivotChart 9.1 การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง เม อเราทางานก บข อม ลปร มาณมาก หร อฐานข อม ล นอกจากการจ ดเร ยงแล ว ก จะ เป นเร องของการก าหนดการแสดงผล ข อม ลหร อการกรองข อม ลน นเอง ม ข นตอนด งน 1. ต าแหน งเซลล อย ในงาน Database 2. ท แท บ Insert ห วข อ Pivot table คล กป ม จะปรากฏการเล อกช วงของข อม ล 3. คล กเล อกช วงของข อม ลท จะทาการกาหนด Pivot เสร จแล วคล กป ม OK 4. จะปรากฏข อม ลให เล อกด งร ปกรอบส เหล ยมส แดง เพ อก าหนดการแสดงผล
P a g e 2 5 5. จากร ปด านบนจะเห นว าจากการใช ท งค าส ง Pivot Table และ Pivot Chart จะสามารถ แสดงผล หร อสร ป ข อม ลท ต องการได ง าย แต เน องด วยค ณสมบ ต ใหม ท ม ใน Excel 2010 น นได ม เคร องม อใหม เข ามา ค อการก าหนดการใช Slicer 6. หล งจากท ทาการก าหนด Pivot ต างๆๆแล วเราย งสามารถหาค าการแสดงผลด วย Slicer ได ด วย ค อการเล อกช วง หร อข อม ลท Highlight จะสามารถสร ปข อม ลโดยด งข อม ลจาก Pivot ต างๆ ท ก าหนดมาแสดงผลอย างรวดเร ว ด งร ป
P a g e 26 7. การใช Slicer ให ไปท Insert และเล อก Slicer จะปรากฏฟ ลด ให เล อกค าการแสดงผล 8. จากร ปเราสามารถเล อกการแสดงผลง ายๆ โดยการคล กท ข อม ลของแถบส Slicer ท เรา ก าหนดข น โดยแถบส เข มจะเป นการแสดงข อม ลของข อม ลท เราเล อก จากร ปเป นการเล อก a. Copier b. Admin, Engineer
P a g e 2 7 9.2 การปร บแต งแผนภ ม แบบ Spark lines Spark lines เป นการสร าง Mini Chart หร อแผนภ ม ขนาดเล กในเซลท ต องการ ในล กษณะ ของแนวโน มท คาดว าจะเก ดข นก บข อม ลบางช ด โดยม ข นตอน ด งน 1. คล กเล อก แท บ Insert 2. เล อกร ปแบบแผนภ ม ท ต องการท กล มคาส ง Spark lines 3. เล อกกล มข อม ลท จะสร างแผนภ ม ท ช อง Data Range 4. เล อกต าแหน งเซลท ต องการวางแผนภ ม ท ช อง Location Range 5. คล กป ม OK หากต องการปร บแต งร ปแบบแผนภ ม Spark lines สามารถทาได โดย 1. คล กท แผนภ ม ท ต องการปร บแต ง 2. ปร บแต งร ปแบบแผนภ ม โดยใช เคร องม อต างๆ ได ท แท บ Design
P a g e 28 9.3 การปร บแนวโน มของแผนภ ม เส นแนวโน ม (Trend Line) ในแผนภ ม เป นเส นท แสดงท ศทางของข อม ลท ม การเคล อนท ไป ในแนวทางใดทางหน ง ตามแนวโน มน นๆ จ งทาให ทราบถ งแนวโน มของข อม ลในอนาคต โดยเรา สามารถนาเส นแนวโน มไปใช ร วมก บ เคร องม อว เคราะห ทางเทคน คต วอ นๆ ได โดยการสร าง เส นแนวโน ม สามารถทาได โดย 1. คล กเล อกแผนภ ม ท ได สร างไว 2. เล อกแท บ Layout 3. เล อกคาส ง Trend line 4. แล วเล อกร ปแบบ Trend line ท ต องการ 5. ก าหนดค าเร มต นของข อม ล 6. คล กป ม OK
P a g e 29